これでもう話し方に迷わない！会議で分かりやすく発言するための型
こんにちは。kaakikoです。
仕事をしていると、会議に参加する機会も多いと思います。
しかし、自分の発言に対して「何を言いたいのかよく分からない」と指摘されたり、発言しているうちに、自分の中で結論を見失ってパニックになったりと、会議の場は何かと「難しい」と言われることが多い状況です。
さて、そこで今回は、会議で分かりやすく発言するための型をご紹介します。
スポーツの世界では、無駄がなくて美しい動作ほど、基本の型に忠実です。
同じように会議での発言も、話し方の型を押さえれば無駄なくスッキリとまとまります。
①発言する合図を出す
話を始めるときは、いきなり話すのではなく、まず出席者全員の注意を引くことを念頭に置きましょう。
なぜかというと、会議では出席者全員が常に自分に注意を払っているわけではないからです。
例えば、黙って１人で考え込んでいたり、一部の出席者同士が対話していたりすることもあります。そのときに、急に横から質問されたり意見を言われても、すぐには反応できないことの方が多いです。
そのように「聴く準備」が出来ていないところで発言しても、かえって相手の混乱を招いてしまい、「え？今なんて言った？」と聞き返されることになります。
そのため、話を始めるときは、唐突に話し出すのではなく、まず出席者全員の注意を引くことから始めましょう。
表現例：「（手を挙げて）すみません、ちょっといいですか」
②発言したいテーマ（件）を述べる
他の参加者を混乱させないよう、どんなテーマ（件）についての意見なのかを最初に明確に述べるようにしましょう。
なぜなら、会議では複数の話題が同時並行で動いているからです。
たとえば、Aさんの主張、Bさんの提案、Cさんの反対意見、、、といったように、１つの会議の場で様々な話題が飛び交っています。
その際、どの話について今から発言しようとしているのかを明確にすると、相手を混乱させずに済むので、「何が言いたいの？」と苛立たせることもありません。
表現例：「今の〇〇さんの発言について」
③発言する目的を述べる
発言のテーマを明示したら、次は目的を述べましょう。
会議における発言の目的は、
- 「質問して確認したい」
- 「意見を言いたい」（賛成、反対など）
- 「提案をしたい」
の大きく3点に分類できます。
会議はそもそも何かの目的を達成するために開かれている場ですので、当然発言にも目的が問われます。目的が不明瞭だと、それだけで聴き手は非常に苦痛に感じます。
例えば、パソコンでwebページを開くときに、ページが表示されるまで10秒間待たされたらどうでしょうか。目的のページがなかなか現れないと、ほんの10秒でも長く感じて少し苛立ちませんか。
同じように、会議では聴き手からすれば、たった数秒でも「知りたい内容を把握できないまま、ただ聴いている」ことが大変苦痛に感じます。
そのため、会議で発言するときは、いきなり内容から始めずに、まずテーマと目的を明示しましょう。
表現例：「１つ提案したいのですが」「質問があるのですが」「確認したいのですが」
④結論を述べる
背景から述べるのではなく、端的に結論から伝えましょう。
その理由は③と同じように、結論がないと相手を待たせてしまうからです。
その時は、反論を恐れないでください。むしろ、反論されてもいいんです。
世の中に完璧な論理を組み立てられる人はいません。首相や大統領の発言ですらも、野党や外国からみればツッコミどころ満載です。
むしろ、発言することによって相手の思考に刺激を与えたり、議論を前に進ませようという気持ちをもって発言するほうが100倍価値があります。
会議で発言するときは、余計な情報を付け加えず堂々と結論から述べましょう。
表現例：「結論から言うと、〇〇です」
⑤理由（具体例）を述べる
結論に至った理由や、結論を具体的にイメージしてもらうための具体例を述べましょう。
その時のポイントは、「なぜかと言うと」「例えば」という接続詞をつけることです。その接続詞を先につけて聴き手に「今から何を話すか」を宣言すると、話が横道にそれずに済みます。
表現例：「なぜかと言うと（と言いますと）、〇〇だからです」「例えば、〇〇という例があります」
⑥再度結論を述べる
参加者の印象に残すために、もう一度主張を述べて話を締めくくりましょう。
この点は意外に忘れがちなので、注意してください。
⑥は、営業でいうところの「お客様にクロージングをかける」行為と同じです。聴き手に対して「私はこう思っているけど、あなたはどうですか」と判断を迫っているわけです。それに対して聴き手が「イエス・ノー」とスタンスを決めることで、話が前に進んでいきます。また、議論の方向性も決まります。
会議は、何かを解決したり何かを決めるためのコミュニケーションであって、決して雑談ではありません。目的達成のために話をしているので、自分発言によって相手にスタンスを決めさせることが重要です。
そのためにも、発言の最後は必ずもう一度結論でまとめましょう。
表現例：「なので、〇〇がいいと思います」
まとめ：会議で分かりやすく発言する流れ
会議で分かりやすく発言するためには、小難しくひねらず、型に沿って情報を並べればそれで充分です。
型に沿った話し方が最も無駄なくシンプルで、生産性が高いのです。
具体的には、
- 発言する合図を出す
- 発言のテーマを述べる
- 発言の目的を述べる
- 結論から端的に述べる
- 理由（または具体例）を述べる
- もう一度結論でまとめて、相手に意思判断を迫る
ぜひ、会議の中で上記の型に沿って発言してみてください。
それだけで「分かりやすい！」と周囲からの評価が180度変わっていくことでしょう！
